Система «5С»
Система «5C» — система рациональной организации рабочего пространства, которая значительно улучшает производительность и управление рабочими площадями и одновременно улучшает рабочий настрой и экономит время. Система «5C» — фундамент Бережливого производства. Именно с системы организации рабочего места начинается внедрение Бережливого производства на предприятии.
1.Сортировка
Убрать ненужные вещи с рабочего места (оставить только то, что необходимо, и в том количестве, сколько необходимо) «Если сомневаешься, подумай, а потом выбрасывай!»
Соблюдение порядка
Положить каждый предмет туда, где он используется (все находится на своих местах, в чистоте и готовности к применению)
«Свое место для каждой вещи и каждая вещь на своем месте!»
Содержание в чистоте
Убирать и исключать причину загрязнения (регулярная проверка рабочего места для поддержания порядка) «Лучшая уборка, когда не нужно убираться; не создавай грязь!»
4.Стандартизация
Создать инструкцию и стандарт того, каким должно быть изделие (инструкция включает пошаговое описание действий и методы выполнения работ) «Смотри и знай, что должно быть сделано!»
Совершенствование
Поддержание порядка с помощью того, что проведение 5С станет постоянным, второй натурой (сохранение достижений и постоянный риск улучшений) «Чем меньше самодисциплины Вам нужно, тем лучше!»
Пример внедрения системы на практике
В качестве примера можно рассмотреть реальную практику перехода на систему 5s в научно-производственном объединении «МИР» в 2004 году. Предприятие занималось созданием систем автоматизированного учета энергетических ресурсов, управлением энергообъектами и производством измерительных приборов.
До начала внедрения начальники подразделений посетили образовательный семинар, а информация, полученная на нём, была передана «по цепочке» подчинённым. Параллельно из числа руководителей была создана контрольно-мониторинговая комиссия для проверки внедрения 5s с периодичностью два раза в месяц.
Для сглаживания острых углов при адаптации работникам предприятия разрешили не изменять и не предъявлять на проверку места личного пользования. В остальном все 5 этапов были пройдены в соответствии с рекомендациями. В ходе мероприятий было сделано следующее:
- введено так называемое «Золотое правило», закрепляющее ответственность работника по двум направлениям: за свою работу и за коллективный результат,
- создана общая компьютеризированная структура с единым деревом папок,
- постепенно стал проводиться сбор эффективных решений и предложений от сотрудников.
Однако, несмотря на предподготовку, внедрение системы растянулось на полгода, причиной чему стал человеческий фактор – сопротивление сотрудников переменам. Многие сознательно отказывались от системных преобразований, мотивируя это тем, что их рабочее место и без того устроено эргономично. Полгода ушло на преодоление инерции мышления: разъяснение, консультирование, пробы.
Начиная с 2006 года производительность и качество продукции улучшилось на 16% только за счёт продвижения 5s. Как следствие:
- произошло сокращение времени на документооборот (документы перестали «теряться» и были мгновенно доступны как в электронном, так и в физическом виде),
- повысилась дисциплинированность и в процентном отношении снизилось количества бракованной продукции,
- сократились аварийные простои (их устранение занимало меньше времени),
- улучшилось общий эмоциональный климат в коллективе (сотрудники перестали выяснять, кто и по какой причине виноват в возникновении проблем).
https://youtube.com/watch?v=EFstyZ_N0ts
Что такое система 5S
Японская система 5S открывает возможности для оптимизации рабочих условий в офисе или на производственном объекте. Она включает в себя необходимость создания и поддержания порядка на рабочем столе, аккуратность, а также комплекс мер, направленных на экономию времени и энергии.
Говоря иначе, система 5S позволяет устранить тот хаос, который присущ любому рабочему процессу. На производстве или в офисе, где происходит взаимодействие множества людей, беспорядок практически неизбежен. Внедрение системы 5S позволяет снизить влияние этого негативного фактора практически до нуля.
Как внедрять?
ШАГ 1
Прежде всего необходимо разделить все вещи на рабочем месте на три категории (удобно разложить их по трем коробкам):
— нужное всегда
— нужное иногда
— ненужное
Понятно, что со многими предметами определиться сходу будет трудно. Для этого можно использовать «карантин»: все вещи, насчет которых есть сомнения, складываются в коробку, которая остается недалеко от рабочего места. То, что пригодится в течение месяца, можно вернуть на рабочее место. От всего остального по истечение месяца необходимо избавиться.
Исключение: можно оставить на рабочем месте одну ненужную вещь: что-то, что вас вдохновляет, навевает приятные воспоминания, в общем, улучшаем ваш рабочий настрой. Но только одну!
ШАГ 2
Дальше нужно придумать свое место для каждой (без исключений!) вещи из коробок «нужное всегда» и «нужное иногда». «Свое» место должно быть таким, чтобы вещь было:
— хорошо видно
— легко взять
— легко использовать
— легко положить на место.
Сначала нужно разложить в соответствии с этими принципами предметы из коробки «нужное всегда»: им должны достаться самые заметные и легкодоступные места. И только после этого приступайте к содержимому коробки «нужное иногда»: они вполне могут найти свое место в нижнем ящике стола или на верхней полке над ним.
После того как каждая вещь нашла свое место, сфотографируйте результат. Это — идеальное состояние рабочего места, стандарт, к которому вы будете приводить его в дальнейшем
ШАГ 3
Теперь необходимо решить: что, чем и как часто нужно убирать/мыть, чтобы на рабочем месте всегда было чисто.
На первых порах внедрения принципа 5С можно ввести правило: рабочее место должно быть приведено в порядок в конце каждой рабочей смены (тут как раз и пригодится фотография, которую вы сделали на предыдущем этапе). Но это лишь первый шаг: в идеале сотрудник должен научиться приводить все в порядок после каждой операции: сразу класть каждую вещь на место после использования, сразу протирать то, что испачкалось, сразу выбрасывать/убирать то, что не должно быть на рабочем месте. Понятно, что заставить делать это из-под палки невозможно: должна выработаться привычка, а выработается она не раньше, чем сотрудник окончательно свыкнется с мыслью, что его рабочее место должно выглядеть так, как на фото, и никак иначе; когда вещь, оставленная не на своем месте, будет вызывать у него внутренний дискомфорт.
ШАГ 4
В отличие от первых этапов, этот шаг нужно делать не после третьего, а одновременно с ним: необходимо зафиксировать и максимально подробно описать все то, что должно войти у сотрудников в привычку. Создать инструкции, графики, чек-листы, которые помогут не держать все в голове.
На этом этапе необходим постоянный, не формальный, а реальный контроль со стороны руководства: иначе графики будут заполняться через раз, а чек-листы — игнорироваться. Проводите всевозможные проверки, аттестации, используйте доски почета и другие способы, которые мотивируют сотрудников придерживаться новой системы. Поначалу — со скепсисом и неохотой, а потом — машинально, по устоявшейся привычке.
ШАГ 5
Совершенствование: самый сложный и философский пункт системы 5С, без которого тем не менее, ничего не будет работать.
Во-первых, он про постоянную самодисциплину; про создание нового уровня корпоративной культуры, в которой принцип 5С — непреложное правило для всех, начиная от стажера и заканчивая гендиректором.
А, во-вторых, — про постоянное стремление сделать процессы еще лучше; умение увидеть слабые места и пересмотреть свои собственные решения, если практика показала их неэффективность.
Ниже вы можете скачать чек-лист для внедрения принципа 5С в своем ресторане:
7.3. Последующая уборка
Целью организации последующей периодической уборки-проверки является постоянное поддержание рабочего места в идеальном состоянии, а также выявление проблем в организации рабочих мест, работоспособности инструментов и оборудования.
7.3.1. Организация периодической уборки.
На основании критериев разделите виды уборок по периодам ( осмотр перед началом, после завершения задания, по окончании работ)
Пример карты распределения обязанностей
— осмотр рабочих зон перед началом смены
— уборка после окончания работы
— уборка после окончания смены.
7.3.2. Дополняйте вновь выявленные проблемы и методы уборки в контрольный лист уборки
Важно, чтобы все вновь выявленные проблемы и причины пополняли копилку знаний. Некоторые проблемы могут возвращаться, и в таком случае важно иметь разработанный метод для устранения этой проблемы.
Что такое система 5S
Японская система 5S открывает возможности для оптимизации рабочих условий в офисе или на производственном объекте. Она включает в себя необходимость создания и поддержания порядка на рабочем столе, аккуратность, а также комплекс мер, направленных на экономию времени и энергии.
Говоря иначе, система 5S позволяет устранить тот хаос, который присущ любому рабочему процессу. На производстве или в офисе, где происходит взаимодействие множества людей, беспорядок практически неизбежен. Внедрение системы 5S позволяет снизить влияние этого негативного фактора практически до нуля.
Что такое 5s система?
Экономика Японии очень пострадала во время Второй мировой войны.
Эта страна выступала сторонником фашистской Германии, и когда силы союзников одержали победу над гитлеровской коалицией, то инфраструктура и финансово-экономическая система Японии были разрушены практически до основания.
И все же, несмотря на безрадостные перспективы, японцы не опустили руки, а начали работать вдвое усерднее, пытаясь вернуть свое государства в качестве сильного игрока на мировую арену.
Полезных ископаемых, как и плодородных черноземов в Японии не было, поэтому правительство сделало ставку на промышленность и высокие технологии.
Для того чтобы максимально быстро восстановить экономику державы, внедрялись различные новаторские схемы организации рабочего места и производственных процессов.
Одной из наиболее эффективных стала 5s система.
Она названа так не случайно, потому что именно пять действий должен совершить каждый сотрудник компании (будь то курьер или генеральный директор), чтобы максимально эффективно организовать свое рабочее место.
В некоторых статьях я встречала поверхностное толкование этой системы.
Мол, 5s – это практически то же самое, что и регулярная уборка своего рабочего места.
С одной стороны – это так и есть, но с другой 5s – это не просто методика поддержания своего рабочего пространства в чистоте.
Это настоящая философия, которая призвана сделать любое производства успешным и малозатратным.
В систему 5s входят пять действий:
1) Сортировка – означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.
Рабочие и руководители часто не имеют привычки избавляться от предметов, которые больше не нужны для работы, сохраняя их поблизости «на всякий пожарный случай». Обычно это приводит к недопустимому беспорядку или к созданию препятствий для перемещения в рабочей зоне. Удаление ненужных предметов и наведение порядка на рабочем месте улучшает культуру и безопасность труда. Чтобы более наглядно продемонстрировать, сколько лишнего скопилось на рабочем месте, можно на каждый предмет-кандидат на удаление из рабочей зоны повесить красный ярлык (флажок).
Все сотрудники вовлекаются в сортировку и выявление предметов, которые:
- должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
- должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
- должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.
Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению.
2) Рациональное расположение – означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне. Иначе, если, например, производство организовано по сменам, рабочие разных смен будут класть инструменты, документацию и комплектующие в разные места
В целях рационализации процессов и сокращения производственного цикла крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски
3) Уборка (содержание в чистоте) – значит обеспечить оборудованию и рабочему месту опрятность, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её. Уборка в начале и/или в конце каждой смены обеспечивает немедленное определение потенциальных проблем, которые могут приостановить работу или даже привести к остановке всего участка, цеха или завода.
4) Стандартизация – это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S – значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании
Продумать необходимые стандарты чистоты оборудования и рабочих мест, и каждый в организации должен знать, как это важно для общего успеха
5) Совершенствование – означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку
Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.
Какую роль играет сон?
Сон играет огромную роль и влияет на все аспекты здоровья. Человек посвящает сну почти 1/3 своей жизни, но это время не потрачено зря. Сон влияет на психику. Он уменьшает стресс и напряжение. Настроение улучшается. Человек легче запоминает новую информацию, которую усвоил в течение дня. В результате обучение становится более эффективным. Мозг во время сна очищается от токсинов и ненужных веществ, присутствующих в спинномозговой жидкости. Это задерживает процесс старения
Именно во время сна выделяется наибольшее количество гормона роста, поэтому так важно, чтобы дети высыпались. В случае хронических заболеваний сон влияет на их более легкое течение
Чистота, стандартизация и совершенствование
Главное — определить критерии уборки и соответствующий график. Чаще всего сотрудники компании сопротивляются на внедрении этого этапа. Они ссылаются на наличие клинингового персонала. Но ответственность за чистоту своего рабочего места лежит на каждом сотруднике.
Приведем простой пример. Менеджер А оставил на столе беспорядок после рабочей смены. Менеджер В в следующую смену будет вынужден убирать за коллегой, прежде чем приступить к работе. Это влияет и на рабочий настрой, и на психологическую обстановку в коллективе, и в целом на уровень удовлетворенности трудом.
Введите стандарт ежедневной уборки по окончании рабочего дня — не должно оставаться открытых документов, канцелярские принадлежности должны быть убраны, компьютер выключен. Эти правила обговариваются, фиксируются командой, составляются критерии уборки, контрольный лист и график.
Четвертый этап — стандартизация.
Он нужен потому, что в каждой организации есть «чистюли» и «грязнули». Подавляющее большинство сотрудников — средней чистоплотности. Наша задача — приучать всех без исключения к системе 5С.
Когда мы все привели в порядок, начинаем формулировать стандартные правила для всех сотрудников с элементами визуализации. Все видели надписи с навигацией в ИКЕА — так покупателям проще ориентироваться в большом магазине. В офисах нужно использовать такой же подход. Все сотрудники должны знать, где лежат папки с прошлогодними отчетами или где находится «супермаркет» канцтоваров.
Пятый этап — совершенствование.
Залог успеха — регулярные аудиты. Сотрудники проверяют рабочие места по чек-листу и выставляют оценки. Здесь присутствует нематериальная мотивация — сотрудники соревнуются за «звание» самого чистого офиса.
Организация работ по внедрению системы
4.1 Перед началом работы необходимо определить:
— Цель работы
— Руководителя работ
— Состав рабочих групп
— План-график проведения встреч рабочих групп
— Рабочие зоны для внедрения системы 5С и очередность внедрения в разных зонах.
Примечание: в одной зоне должны быть одинаковые процессы обработки и одинаковое используемое оборудование. В противном случае это разные зоны. (напр. длинномерный товар, краска и т.п.) Предпочтительно делать разбивку на небольшие зоны. В случае нахождения в зоне большого количества наименований предметов (больше 20) рекомендуется разбить зону на несколько меньших. Все зоны должны быть обозначены на схематичной планировке с указанием ответственного лица за внедрение системы 5С.
4.2 Ответственность за внедрение системы 5С возлагается на высшего руководителя склада где производится внедрение. Ответственность за проведение и поддержание системы 5С на своем участке возлагается на руководителя участка вне зависимости от количества подчиненных данного руководителя.
4.3 Рекомендуемый состав рабочей группы:
— Руководитель подразделения – руководитель группы 5С
— Сотрудники подразделения – участники группы 5С (3-5 чел.).
— Сотрудники других подразделений — участники группы 5С (1-3 чел.).
Примечание: состав группы может быть иным, в зависимости от организационной структуры подразделения
4.4 Рабочих групп может быть несколько в зависимости от масштаба и возможностей предприятия.
Участники рабочей группы должны пройти инструктаж по соблюдению правил охраны труда и техники безопасности при проведении работ по системе 5С.
«4С» – Стандартизация
Стандартизация – это создание унифицированного подхода к выполнению заданий и процедур.
Результатом этого шага является выполнение установленных процедур первых трех этапов системы «5С».
Стандартизация предполагает разработку контрольного листа (перечисление работ по первым трем шагам системы «5С»), который каждый должен понять и использовать.
Рабочие должны применять контрольный лист, взять на себя ответственность, поставив свою подпись, а руководство должно проверять их исполнение.
«5С» – Совершенствование
Цель пятого этапа – непрерывное повышение эффективности методов по поддержанию рабочего окружения.
Установление самодисциплины.
На заключительном этапе должна быть установлена ответственность за то, что все должно быть сделано так, как это должно быть сделано. Создание и поддержание качественного рабочего места должно стать привычкой.
Результаты этого этапа хоть и не поддаются измерению, но они наглядны.
Этот этап нельзя внедрить как технику – необходимо создавать условия для совершенствования любого вида деятельности.
Аудит системы «5С»
Методика «Внедрение системы 5С» М ОКТ 2.10.011. Приказ №Окт-436 от 07.09.12г.
Шаг 1. Сортировка
- Объект, где внедряется система 5С, четко определен и обозначен на съеме структурного подразделения с указанием, кто отвечает за результаты внедрения системы 5С?
- Сделаны фотографии первоначального состояния объекта (до начала внедрения системы 5С)?
- На объекте установлена специальная информационная доска (стенд), где вывешены фотографии первоначального состояния, план действий, ответственный за внедрение 5С и его рабочий телефон, график внутренних аудиторов 5С, данные ежемесячных аудитов 5С?
- Все люди на объекте ознакомлены с системой 5С? Все понимают, что система 5С — объективный показатель высокой производственной культуры и наличия бережливого производства; Все сотрудники объекта вовлечены в мероприятия по сортировке?
- На объекте все сотрудники понимают принципы, по которым производится сортировка предметов, кем определяется пригодность предметов, кто ответственен за постоянное поддержание 1-ого шага системы 5С?
- Ненужные предметы отсутствуют на рабочих местах, а нужные присутствуют только в необходимом для использования в процессах количестве?
- На объекте все проходы не загромождены, и по всему объекту можно свободно перемещаться, отсутствуют беспорядочные нагромождения предметов?
- Все труднодоступные места осмотрены и предназначение всех, находящихся там предметов, определено и в пригодном к работе состоянии. На объекте по всему периметру нет предметов, прислоненных к стенам, под/на шкафах, под/в верстаках, лежащих на полу, под столами, находящихся на объекте без использования в чрезмерных количествах, без указания даты размещения или длительного хранения?
- Сортировка выполняется регулярно в течение рабочего дня, рабочее место приводится в конце смены в образцовый порядок?
- На объекте нет шкафов, верстаков, мест хранения чего-либо без возможности проверить состояние предметов внутри во время аудита 5С?
Некоторые типичные ошибки внедрения системы «5С»
1. Когда заставляют работника выкинуть все без разбора → Нужен порядок, а не пустота, это приведет к ожесточению со стороны работника и «мертвому» рабочему месту
2. Ненужные на данном рабочем месте предметы могут быть нужны на другом рабочем месте → Их необходимо переместить туда, где они нужны, и определить им место там, а не выбрасывать
3. Не забывайте, что сейчас в наличии есть не все инструмент, запчасти, материалы → Необходимо предусмотреть место для отсутствующих, но необходимых предметов
4. Не забывайте, что поддержание чистоты на рабочем месте обязанность работника, а не уборщицы → Каждый работник должен быть закреплен за своим рабочим местом, что способствует увеличению результативности труда
До
После
До
После
Как не надо внедрять 5 S
В любом деле должна быть мера. Перегибы могут сыграть в этом простом и полезном инструменте для повышения производительности, плохую роль. Четкий баланс между расхлябанностью и «творческим беспорядком» до хождения по линеечке.
Ошибки
- Отсутствие поддержки со стороны руководителя, могут быть разные варианты – игнорирует, не поддерживает в своем кабинете, не участвует в работе. «Если менеджеры компании не могут реализовать систему «5S», значит, они не могут эффективно управлять». Майкл Вэйдер
- Коллектив разбился на 2 лагеря, тот, кто прошел обучение и реализует, и тот, кто еще не обучился и скептически настроен: «ну с.., посмотрим…»
- Отсутствие лидера внедрения. Обязательно должен быть человек, наделенный полномочиями руководителя, который прошел обучение и активно пропагандирует, организует, обучает остальных и контролирует.
- Навязывание жесткого единого стиля. Нельзя стирать индивидуальность, на каждом рабочем месте своя логика и свое удобство. Не может быть одинаковым рабочее место, например, правши и левши.
- Неумение работать с сопротивлением. В любом коллективе есть некий процент людей, которые будут говорить: «Мне и так удобно», «Я привык», «Я и так знаю, где все найти» и прочие негативные высказывания.
- Система штрафов за несоблюдение 5С.
Однако, несмотря на перечисленные ошибки система 5С, очень эффективна. Шаги и этапы позволят экономить время и пространство, увеличивать производительность и в конечном итоге, прибыль предприятия. Приходите на консультацию, разберем, как повысить рентабельность с помощью менеджмента.
Про не забывайте про 3 обязательные сопутствующие звена системы 5C:
- мотивацию, (идеи о как замотивировать сотрудников можно почитать в отдельной статье)
- пиар компанию,
- контроль.
Считаю, что система 5S применима во всех сферах деятельности, не только на работе, но и дома. Ведь ни одна хозяйка не расположит полочку со столовыми приборами у входа на кухню и внизу шкафа. Просто иногда привычка делать по-старому, не дает взглянуть на расположение вещей по иному. А 5С – это инструмент для улучшения качества работы и жизни.
Еще один огромный плюс организации работы с помощью описанной системы — огромная экономия времени. Подробнее о тайм-менеджменте для руководителя и не только, можно почитать в отдельной статье.
Если же собираете свою бизнес-библиотеку, то здесь найдете скидку 10% на книги о Бережливом производстве и ТОП-10 для развития бизнеса.
Надеюсь, в этой статье удалось рассказать про систему 5С на производстве — что это такое с примерами. Дело за малым, берите и внедряйте!
P.S. А те, кто хочет утроить мощность своего бизнеса: скачайте мою бесплатную книгу – Рестайлинг твоего бизнеса
С верой в Ваш успех, Светлана Васенович
Sustain (Поддержание)
После того, как
стандартные процедуры для 5S были введены в действие, необходимо поддерживать текущую работу по выполнению данных
процедур и обновлению их по мере необходимости. Поддержание очень сильно перекликается с дисциплиной. В контексте 5S, дисциплина означает: «Сделать соблюдение
процедур привычкой».
Первоначально
людям, вероятно, понадобятся напоминания о 5S. Вероятно в начале
необходимо будет ежедневно инвестировать часть времени в 5S. Но со временем задачи станут рутиной, а организация и уборка 5S станут частью обычной работы.
Чтобы мерить
прогресс внедрения 5S, вам понадобится оранизовать аудиты 5S. Ниже вы сможете скачать шаблон чек-листа.
